Ewidencja księgowa dodatkowej opłaty naliczonej przez leasingodawcę

W marcu 2018 r. zawarliśmy umowę leasingu operacyjnego na używanie samochodu ciężarowego. Pod koniec kwietnia leasingodawca naliczył nam dodatkową opłatę w kwocie 150 zł za opóźnioną zapłatę raty leasingowej. Jak zaksięgować taki koszt oraz ratę leasingową? Koszty ujmujemy tylko na kontach zespołu 4.

Opłata w wysokości 150 zł naliczona przez leasingodawcę w związku z opóźnieniem zapłaty raty leasingowej stanowi dla Czytelników karę umowną. Naliczone kary są pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki i dlatego księguje się je na koncie służącym do ewidencji pozostałych kosztów operacyjnych. Tak wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości. W ewidencji księgowej kary umowne ujmuje się na podstawie noty obciążeniowej lub wyciągu bankowego zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Leasingodawca) lub konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Ustawa o rachunkowości nie reguluje szczegółowo zasad ewidencji leasingu w księgach rachunkowych, powinny one zostać określone w polityce rachunkowości jednostki. Stosownie jednak do art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości, w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości. Szczegółowe zasady ewidencji leasingu określa Krajowy Standard Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" (Dz. Urz. Min. Fin. z 2011 r. nr 9, poz. 52).

W przypadku leasingu operacyjnego raty miesięczne odnosi się najczęściej w księgach rachunkowych korzystającego w koszty działalności operacyjnej na bieżąco (jednorazowo) według otrzymanych faktur. Jeśli jednostka stosuje KSR nr 5, to opłaty podstawowe (wraz z opłatą za zawarcie umowy i opłatą wstępną) zalicza się do czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów i rozlicza w czasie przez okres trwania umowy.

Miesięczne raty z tytułu leasingu operacyjnego korzystający (leasingobiorca) może zaksięgować na podstawie faktury zapisem:

a) wartość brutto zobowiązania wobec leasingodawcy

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Leasingodawca),

b) VAT podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) zaliczenie opłaty leasingowej w ciężar kosztów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce) lub konto zespołu 5

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Warto zaznaczyć, że w leasingu operacyjnym jednostka nie wprowadza przedmiotu leasingu do swoich ksiąg rachunkowych. Wskazane jest jednak, aby objąć go ewidencją pozabilansową na koncie 09-0 "Obce środki trwałe" (w analityce: Środki trwałe w leasingu).

Przykład

Założenia

W marcu 2018 r. firma zawarła umowę leasingu operacyjnego na używanie samochodu ciężarowego o wartości 80.000 zł. Zgodnie z umową leasingodawca będzie obciążał jednostkę miesięczną ratą czynszu w kwocie brutto 2.460 zł (w tym VAT naliczony 460 zł).
Jednostka ujmuje koszty wyłącznie na kontach zespołu 4.
W kwietniu 2018 r. jednostka otrzymała notę obciążeniową z tytułu kary umownej za nieterminową zapłatę raty leasingowej. Wartość kary umownej wyniosła 150 zł.
Księgowania dotyczące marca i kwietnia 2018 r. przedstawiono łącznie. W przykładzie zaprezentowano ewidencję faktury dokumentującej jednomiesięczny czynsz.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Przyjęcie samochodu do używania (ewidencja pozabilansowa):	80.000 zł	09-0	-
2. Faktura dokumentująca miesięczny czynsz leasingowy:
a) wartość brutto faktury	2.460 zł	30	24
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	460 zł	22-2	30
c) obciążenie kosztów ratą czynszu	2.000 zł	40	30
3. Nota obciążeniowa z tytułu kary umownej:	150 zł	76-1	24