Rozliczanie kosztów w leasingu operacyjnym

Jedną z bardziej popularnych form pozyskania przez przedsiębiorców do działalności nowych składników majątku jest umowa leasingu operacyjnego. Jednak w trakcie trwania tej umowy bardzo często pojawiają się wątpliwości, jak prawidłowo rozliczyć w kosztach wydatki z nią związane.

W ramach podatkowej umowy leasingu operacyjnego użytkuję w swojej działalności maszynę produkcyjną, która została w październiku 2016 r. zmodernizowana. Nakłady poniesione na jej ulepszenie wyniosły 9.000 zł. Jak należy rozliczyć w kosztach podatkowych wydatki poniesione na ulepszenie leasingowanej maszyny?

Umowę leasingu operacyjnego cechuje zasada, że leasingowany przedmiot stanowi środek trwały leasingodawcy. W konsekwencji to leasingodawca ujmuje w kosztach podatkowych odpisy amortyzacyjne od tego składnika majątku. To oznacza, że w przypadku, gdy leasingobiorca poniesie nakłady na tzw. ulepszenie leasingowanego przedmiotu, ma obowiązek je rozliczyć w rachunku kosztowym jako inwestycję w obcym środku trwałym.

Inwestycją w obcym środku trwałym będą w omawianym przypadku nakłady poniesione na ulepszenie leasingowanej maszyny. Zgodnie z art. 22g ust. 17 ustawy o pdof ulepszenie ma miejsce wówczas, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł. Ponadto w wyniku ich poniesienia dochodzi do wzrostu wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do wartości z dnia przyjęcia go do używania.

W związku z tym Czytelnik nakłady poniesione na ulepszenie maszyny użytkowanej na podstawie umowy leasingu operacyjnego, których wartość wyniosła w roku podatkowym 9.000 zł, powinien rozliczyć w ramach inwestycji w obcym środku trwałym. W efekcie wydatki te nie podlegają rozliczeniu bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów. Powinny być rozliczone w kosztach podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne. Podstawę naliczania amortyzacji będzie wyznaczała wartość początkowa przeprowadzonej inwestycji, na którą składa się suma poniesionych na ulepszenie wydatków. Amortyzację należy naliczyć według stawki amortyzacyjnej właściwej dla ulepszanej maszyny (przykład).

We wrześniu 2016 r. zawarłem umowę leasingu operacyjnego na użytkowanie w działalności usługowo-budowlanej zagęszczarki do gruntu. Na podstawie tej umowy dokonałem zapłaty opłaty wstępnej. Czy mam prawo zapłaconą opłatę wstępną rozliczyć jednorazowo w księdze podatkowej jako koszt uzyskania przychodów?

Wstępna opłata leasingowa w leasingu operacyjnym podlega bezpośrednio rozliczeniu w firmowych kosztach, gdy ma charakter samoistny, bezzwrotny, nieprzypisany do poszczególnych rat leasingowych, a jej poniesienie jest warunkiem realizacji umowy leasingu. Takie stanowisko zajmują organy podatkowe. Zgodnie z ich opinią tego typu opłata, jeśli spełnia określone wcześniej kryteria, podlega zaliczeniu do kosztów podatkowych jednorazowo w dacie poniesienia.

Wobec tego, jeśli Czytelnik uiścił opłatę wstępną, która spełnia warunki wskazane przez organy podatkowe, może jej wartość zaliczyć do firmowych kosztów jednorazowo. Dokona tego w dacie poniesienia tego wydatku, ponieważ jest to koszt pośrednio związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dniem poniesienia takiego kosztu u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów jest zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o pdof dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Spółka z o.o. użytkuje na podstawie podatkowej umowy leasingu operacyjnego samochód osobowy, który w październiku 2016 r. uległ kolizji drogowej. W związku z tym przez pewien okres samochód nie będzie przez spółkę użytkowany, ponieważ wymaga naprawy w autoryzowanym serwisie. Czy raty leasingowe zapłacone w miesiącach nieużywania samochodu można rozliczyć w kosztach podatkowych?

Raty leasingowe uiszczone w okresie przerwy w użytkowaniu samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy leasingu operacyjnego będą stanowiły koszty uzyskania przychodów. Taka możliwość wynika z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, który definiuje pojęcie kosztów podatkowych. W oparciu o ten przepis raty leasingowe zapłacone w okresie przestoju w używaniu leasingowanego samochodu należy uznać za wydatki służące zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Są to niewątpliwie koszty mające związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Spełniają one kryteria uznania ich za firmowe koszty podatkowe, ponieważ obowiązek ich zapłaty wynika z umowy leasingu zawartej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ma prawo je rozliczyć w rachunku kosztowym także ze względu na fakt, że tego rodzaju wydatki nie zostały wymienione w katalogu wydatków wykluczonych z kategorii kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o pdop).

W konsekwencji omawiane raty leasingowe podlegają rozliczeniu przez spółkę w kosztach uzyskania przychodów w analogiczny sposób jak opłaty uiszczane w podstawowym okresie trwania umowy leasingu operacyjnego.

Przykład

Podatnik użytkuje na potrzeby działalności na podstawie umowy leasingu operacyjnego maszynę produkcyjną. W październiku 2016 r. dokonał jej ulepszenia na kwotę 9.000 zł. Nakłady na ulepszenie maszyny potraktował jako inwestycję w obcym środku trwałym. Zgodnie z Wykazem stawek amortyzacyjnych dla maszyny stawka amortyzacyjna wynosi 10%. W związku z tym od listopada 2016 r. podatnik rozpocznie rozliczanie w kosztach podatkowych miesięcznych odpisów amortyzacyjnych z tytułu przeprowadzonej inwestycji w wysokości 75 zł. Wysokość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego obliczono w następujący sposób:

9.000 zł × 10% : 12 m-cy = 75 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)